Deplasări¶
Deplasările și delegațiile, cu documentele lor justificative.
Comenzi în bara de instrumente: Adăugare ordin deplasare · Adăugare dispoziție de plată · Decont · Adăugare dispoziție de încasare · Adăugare documente justificative · Ordin de deplasare · Spre Plată · Spre Încasare
Pagina afișează un tabel de date.
Macheta pune la dispoziție uneltele necesare pentru operarea informațiilor aferente unei deplasări, în vederea obținerii decontului de cheltuieli.
📖 Pe scurt¶
| Secțiune | Ce găsiți | De reținut |
|---|---|---|
| 🔗 Înainte de operare | Configurările fără de care deplasările nu pot fi înregistrate | Șabloanele de conturi trebuie să existe, altfel nu se generează note contabile |
| 🔍 Vizualizare și filtrare | Cum se alege intervalul și activitatea economică | O deplasare din afara intervalului ales pur și simplu nu apare în listă |
| 🧾 Fluxul unui decont | Cei șapte pași, de la ordinul de deplasare la restituirea diferenței | Avansul trebuie acordat înainte de data documentelor justificative |
| ⚠️ Observații | Regulile care blochează un decont dacă nu sunt respectate | Capitolul și articolul trebuie să fie aceleași pe toate documentele decontului |
🔗 Înainte de operare¶
Anterior operării deplasărilor sunt necesare următoarele:
- configurarea unității de lucru, din Administrare instituție / Unități;
- definirea activităților economice, din Administrare instituție / Organizare instituțională;
- verificarea șabloanelor de conturi pe acest tip de operațiune și pentru tipurile de documente care urmează a fi înregistrate, din Contab / Șabloane de conturi pe operațiuni.
După operare, notele contabile generate se verifică în Contab / Validare înregistrări contabile.
🔍 Vizualizare și filtrare¶
Dreptul de acces la această machetă rezultă din cumulul drepturilor definite grupului de utilizatori din care face parte utilizatorul. Drepturile definite direct pe utilizator sunt prioritare, dacă există și sunt operate în aplicație.
Intervalul de referință se definește completând câmpurile De la și Până la. Împreună cu activitatea economică aleasă, acesta determină ce înregistrări apar în listă.
O deplasare din afara intervalului nu apare
Elementele adăugate cu o dată de referință situată în afara intervalului ales nu sunt vizibile în listă. Dacă o deplasare pare să lipsească, verificați întâi intervalul.
🧾 Fluxul unui decont¶
Un decont trece prin șapte pași, în ordinea de mai jos, de la ordinul de deplasare până la ce rămâne vizibil după închiderea lui.
➡️ 1. Ordinul de deplasare¶
Dacă decontul presupune un avans în numerar, numerarul ridicat de la bancă se înregistrează întâi din Încasări și plăți / Cec ridicare numerar multiplu.
Ordinul de deplasare se adaugă cu Adăugare ordin deplasare, apoi se poate lista cu Listare pentru a fi înmânat persoanei care pleacă în deplasare.
➡️ 2. Modificarea și ștergerea¶
Ambele se fac din săgeata de lângă buton, alegând Modificare sau Ștergere.
Ștergerea este posibilă doar dacă sunt îndeplinite simultan două condiții:
- nu există dispoziții de plată sau de încasare înregistrate pentru deplasarea în cauză;
- nu există documente justificative înregistrate pentru deplasarea în cauză.
➡️ 3. Avansul de deplasare¶
Avansul se poate acorda în numerar, prin Adăugare dispoziție de plată, sau pe card, prin Ordin de plată.
| Formă | Cum se înregistrează |
|---|---|
| Numerar | Adăugare dispoziție de plată, apoi Spre Plată și se alege din calendar data plății |
| Bancă | Ordin de plată |
Din avansul primit se decontează cheltuielile din timpul deplasării, conform legii, de exemplu cazare, combustibil și diurnă. La final delegatul are de primit sau de restituit o sumă în numerar.
➡️ 4. Cheltuielile aferente deplasării¶
Facturile și chitanțele primite se operează în Documente / Documente furnizori.
Legătura dintre avansul primit și decont se face prin delegat și prin clasificația bugetară. La document se alege delegatul, iar în detaliu se verifică clasificația bugetară, adică buget, capitol și articol. Abia atunci, la plata documentului, se pot asocia avansurile primite în numerar sau prin virament de persoana în cauză.
Dacă avansul primit nu acoperă cheltuiala, se poate emite o dispoziție de plată suplimentară aferentă decontului, iar documentele se înregistrează după aceea.
➡️ 5. Diurna și finalizarea decontului¶
La întoarcerea din delegație se calculează și se înregistrează diurna, cu Decont/Diurnă.
➡️ 6. Restituirea diferenței¶
Dacă rămâne o diferență de restituit în casieria unității, se folosește Adăugare dispoziție de încasare, apoi Spre Încasare.
➡️ 7. Ce se vede la final¶
După finalizare, macheta arată pentru documentul respectiv:
| Secțiune | Conținut |
|---|---|
| Documente de deplasare | Avansurile acordate în numerar sau pe card, și diurna |
| Documente justificative | Documentele fiscale operate aferente decontului |
| Dispoziții de încasare | Banii restituiți, în vederea închiderii decontului |
⚠️ Observații¶
- Data acordării avansului trebuie să fie anterioară datei documentelor justificative, altfel legătura dintre avans și documente nu se poate realiza.
- Toate documentele legate de decont, adică cecul, avansurile și documentele fiscale, se operează pe același capitol și articol. Pentru deconturi se pot folosi trei articole: 100113, 200601 și 200602.
- Delegatul ales la operarea documentelor fiscale trebuie să fie persoana căreia i s-a acordat avansul în numerar sau pe card.